一、建立指导性文件

　　为了有效地指导本机关文书档案立卷工作，每个单位都应该制定以下三个指导性文件，即：档案分类大纲、文件材料归档范围和档案保管期限表。

　　（一）档案分类大纲。分类大纲是平时文件归卷和年终立卷的“索引表”，它指导文件“定点归宿”，既便于收集、积存文件和查找利用，也有助于年终立卷工作有序进行。

　　机关档案的分类一般有两种，一是按机构分类，二是按问题分类。如果一个单位规模较大，内部组织健全，分工明确，材料齐全，就按机构分类，机构的名称就是类的名称。如：党支部、团支部、工会、办公室、政工科、生产科、销售科……。如果单位规模相对较小，内部机构少或分工不明确，形成的文件材料不多，则宜按问题分类，问题加上“类”字就是这个类的名称。如：党群类、行政类、业务类（生产经营类）……。

　　（二）文件材料归档范围。即文件材料的立卷范围。它规定本机关哪些文件应该立卷归档，哪些文件材料可不立卷归档。

　　档案管理实施归档范围的确定应遵循“凡是反映本机关职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围”的原则，无论收文或发文，普发或专发本机关，或本机关内部使用的文件、会议记录、图片、表册、声像材料、电子文件等，只要是反映本单位人和事的、有查考利用价值的都应当立卷归档；而对一些没有查考价值的，临时、事务性的和抄送本机关参考的文件，以及重份文件，则可以不归档。

　　（三）档案保管期限表。是运用类似于表册的形式，列举档案的来源、内容和载体形式，并指明其保管期限的一种指导性文件，是鉴定档案保存价值和确定保管期限的依据和标准。

　　一般以国家颁发的通用档案期限表为依据，结合本单位实际制定。通常分为永久、定期(10年、30年)三种。其划定原则是：凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远价值的档案，列为永久保管；凡是反映本机关一般性工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为定期30年保管；凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为定期10年保管。

　　二、平时的文件归卷

　　归档范围、分类大纲和保管期限确定以后，平时就可以把办理完毕的文件“对号入座”，归入文件所属类别的柜格（或卷宗）里，作为年终立卷的基础，平时也便于查找。

　　平时要对文件进行一些立卷前的整理工作，如一次会议结束，一项专题工作完毕，一个案件办结，不会再产生新的文件，就可以把文件收齐整理，组成案卷。组好的案卷，仍放在原处，待年终全部文件收集整理完毕，即可统一进行案卷排列。这样做，一年约有三分之一的文件可以在平时整理立卷，既可减少年终立卷的工作量，又便于平时的保管和利用。

　　三、立卷前的准备工作

　　（一）检查收集文件的收集情况

　　到第二年年初立卷前，要对已收集的文件进行一次全面检查，收集不齐全、不完整的要作进一步地补充和完善。有以下几方面的工作：

　　1、检查文件是否齐全。如：发文是否同时具有文件正本和定稿，各种反映单位基本情况的年报、名册、会议记录，有关本单位机构设置、人事任免、调动和福利等方面的材料是否收集齐全。

　　2、检查文件是否属于本单位归档的范围。按“凡是反映本机关职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围”的规定，不属于本机关、本部门归档范围的应剔出；同时，还要看是否属于本年度的，不属于本年度的应转出归入相应的年度。

　　3、检查卷内文件是否有一定的联系。相联系的要归到一块，没有联系的要剔出另组卷。比如：关系同一件事情的请示、批复、名册和会议纪要，一项专题工作、一次会议、一项工程的所有文件等等。

　　（二）准备好立卷必需的用具

　　1、档案装具

　　按照国家档案局的规定，为了保证以后向档案馆移交的档案规范统一，各立档单位必须使用区档案馆统一监制的档案装具，包括各种档案的卷盒、目录、装订线和归档章等。

　　2、装订工具

　　按照规定，所有归档文件的装订，不得使用金属钉和不耐久的尼龙线、塑料线，必须使用经过消毒处理的档案专用棉线。

　　对于以“卷”为单位组卷（传统方法）的案卷，一般采用“三孔一线”法装订；而以“件（份）”为单位组卷（《归档文件整理规则》新方法）的案卷，则采用缝纫机装订。

　　因此，立卷前还要购买一些取钉器、白纸、无粮浆糊，以及档案装订机或手持电钻（适用于传统方法）和一台档案装订专用缝纫机（适用于新方法）。

　　3、录入软件

　　随着办公自动化和档案管理现代化的推进，“文档一体化”逐步被提上议事日程。按规定，以后在向档案馆移交纸质档案的同时，必须同时移交与纸质、照片和声像档案相对应的机检目录和电子档案。因此，各立档单位在归档时必须购买和使用统一的档案管理软件进行录入管理。

　　四、组卷的步骤

　　（一）关于新方法组卷

　　所谓新方法组卷，是指按照国家2000年12月新颁布的《归档文件整理规则》实施的组卷方法，其主要特点是：以件（份）为单位装订，不用拟写案卷题名，跨盒编流水件号，不编页号，只记页数。组卷简单，方便查阅，有利于保密。适用于区级部门、镇街机关。组卷步骤如下：

　　1、分类(分盒)

　　（1）区级机关

　　对于内部机构健全，收发文数量大的单位，一般按“机构”分类，机构的名称就是类别的名称，如：党组、办公室、政工科、人事科、财务科……；对于内部机构单一，科室分工不明显，收发文数量又比较少的单位，则宜按“问题”分类，问题名称加类字，就是类别名称，如：党群类、行政类、业务类……。

　　（2）镇街机关

　　镇街机关的档案一般分为四大类，即党委、政府、人大、工青妇。

　　2、盒内文件排列及编号

　　排列：盒内文件排列的顺序应遵循的基本原则是：在同一个年度的前提下，同一保管期限内按照分类大纲所设类别进行先后顺序排列，一般在同一盒里只装一个类别的文件。对于同一问题，还要遵循“重要的在前，次要的在后；批复在前，请示在后；结果在前，查证材料在后；总表在前，分表在后”的规定。

　　编号：在同一年度里，先按保管期限分别进行排列，然后在一个期限内再按分类大纲所设类别顺序排列。即：永久、定期30年、定期10年，分别各编一个流水盒号和一个流水件号。一份文件（如：文件正本和定稿，一套表格，一次会议记录）应编一个件号。

　　镇街机关档案的排列方法与上面基本相同。排列时，在同一年度的前提下，同一保管期限中先排党委类的，再依次排政府、人大类的，最后排工青妇类的。在“机构（问题）”栏目中填写“党委”、“政府”、“人大”、“工青妇”。

　　3、装订

　　以件为单位装订，1～3页的文件可用无粮浆糊粘贴，10页左右的文件一般用档案专用缝纫机装订，太厚的文件则用“三孔一线”方法装订。

　　应该注意的是，在编号和装订前要按照A4规格，对文件进行必要的折叠和修补；并注意去掉金属物。

　　4、填写归档文件目录和备考表

　　归档文件目录是查找文件的“索引表”，准确填写，有利于快速准确地找到文件。主要有以下内容：

　　5、填写案卷封面

　　卷盒正面：用毛笔或碳素铅笔填写“单位全称”

　　卷盒背脊：暂时用铅笔填上“全宗号、年度、保管期限、类别、起止件号和盒号”。

　　注意：用铅笔填写案卷背脊，目的是为了以后向档案馆移交后按标准和规范的格式统一再编号。

　　（二）关于传统方法组卷

　　传统方法组卷的特点是：以“卷”为单位组卷，即按“卷”装订，每卷单独编流水页号（通号），需要填写案卷题名，以揭示卷内文件内容。这种方法比较适合一些二级事业单位、企业、村社、社区的文书档案，以及财务、婚姻、土地、房产、林权等专门档案。

　　1、分卷

　　与新方法组卷的分卷方法相同。

　　2、排列

　　与新方法组卷的排列方法相同。

　　3、编号

　　案卷号：在同一年度里，先按保管期限分别排列，每个保管期限内再按类别顺序排列。即：在一个年度里，永久、定期30年，定期10年，各编一个流水卷号。

　　页　号：按照卷内文件排列顺序，每卷编一个流水号。有文字的页面均应编页号，页号的位置：正面编在右上角，背面编在左上角。

　　4、填写卷内目录和备考表

　　方法与新方法的“归档文件目录”基本相同，不同点是：这里每份文件的编号叫“顺序号”，要填页号，而不填写页数。

　　备考表的格式和填写方法与新方法是相同的。

　　5、装订

　　传统方法以“卷”为单位装订，采用“三孔一线”方法，按顺序将卷内目录、整卷文件和备考表固定于标准卷皮上。值得注意的是：整卷装订要求文件的大小要一致（A4或16开），不一致的要先进行折叠、补贴；装订前要去掉所有文件上的金属物（回形针、大头针等）。

　　6、填写案卷题名（案卷标题）

　　案卷题名是对卷内文件的总结和概括，一般有以下两种标拟方法：

　　（1）×××、×××、×××关于××、×××、×××的××、××

　　例如：巴南区财政、文体局关于追加经费预算、申请购置设备的请示、批复

　　（2）对于整卷只涉及同一年度、同一单位或同一件事件，问题单一的，一般采用直接标拟的方法，而不采用上述介词结构的方法。　　例如：

　　A、重庆市巴南区2004年档案事业统计年报表

　　B、重庆市巴南区档案局2004年干部年报表、职工花名册

　　五、关于“归档文件目录”和“卷内目录”题名的填写与录入

　　推行新的《归档文件整理规则》后，档案的整理变得简单了许多，不用再拟写案卷题名，查找利用更准确、快捷。然而，这种查阅的“准确、快捷”是建立在准确的文件题名填写和录入的前提下的。

　　我们试想一下，如果档案室或档案馆的归档文件中出现众多诸如“重庆市机关事业单位职工工资晋级审批表”、“协议”、“会议记要”这样的既无单位名称、又无年度及事由标识的题名，我们的查阅利用还谈得上准确、快捷吗？那么，文件题名应怎样填写呢？在实践中，我们用以下几个字进行了归纳，即：实、改、添、减、拟。

　　1、关于“实”。原文的题名，如果要素齐全、文字简练、概括准确，除了可省去责任者外，一般应照实填写。

　　例：原文题名：重庆市××局关于×××同志职务任免的通知

　　填写题名：关于×××同志职务任免的通知

　　2、关于“改”。如果原文的题名为普发性的文件，不能很好地反映本单位的内容，填写目录时可进行适当的修改。

　　例1：原文题名：重庆市机关事业单位职工工资晋级审批表

　　填写题名：重庆市××区文化局2003年职工工资晋级审批表(这里的文化局为本单位)

　　例2：原文题名：重庆市××局关于下达2003年江北区等区县××事业经费的通知

　　填写题名：关于下达2003年巴南区等区县××事业经费的通知（这里的巴南区为本区）

　　3、关于“添”。如果原文题名太简单，不能反应文件的主题，则可以在原题名上增加一些内容。

　　例：原文题名：合同。（既无合同双方，又无合同事由）

　　填写题名：××局与××公司关于局机关网络建设的施工合同

　　4、关于“减”。某些转发性文件，题名太长，可以作适当的精简，使主题更加明确。

　　例：原文题名：重庆市××区文化局关于转发《重庆市文化局关于转发＜文化部关于规范音像市场秩序有关问题的通知＞的通知》的通知

　　填写题名：层转《文化部关于规范音像市场秩序有关问题的通知》的通知

　　5、关于“拟”。对于一些没有题名的“无头文件”，如一些传真、信函、批示，这就需要根据文件内容拟一个题名，以准确揭示文件的内容。

　　总之，正确把握好以上环节，文书立卷工作就会做到有章可循、忙而不乱，真正实现为机关工作提供准确、快捷的利用服务。