档案盒如何装订[行业问答]
装订档案,放入档案盒之中,是日常工作经常会碰到的,那么档案盒如何装订[行业问答]呢?对于这个问题,需要严格按照相关的标准进行,保证装订的好,方便今后查阅使用。三益档案盒有限公司作为专业生产档案盒的厂家,对于档案、档案盒装订还是很在行的,一起来详细了解下吧。
一般封皮上有四道痕迹,左边较多。左边主要是装订后的上封面,而右边折痕较少,主要是资料厚度不一,所以需要留出一定宽度根据实际需要来折叠。
我们用直尺量一下资料宽度,折成如图样式。平铺图、折叠图、最终图如下图。大家也可以自己总结适合自己的叠法。
然后就可以装订了。我们先打孔。用夹子将资料固定。用黑笔点三个空位。打孔。中间孔洞,钩子从下伸出到上方,勾住线再拉到下方。
夹子和勾法如图所示。勾了中间后,再把两边勾到下方。也就是我们把线的两头,和中间一段拉到装订资料的另一面。
将两头从中间拉到中间线圈中,用力拉紧,然后打结,注意结扣不能太大,不然档案后面会鼓起来一块影响美观。如果觉得经验不错请点赞投票吧。
在日常的工作会遇到一些文档是需要折叠的,对于这部分产品的归档,折叠的操作要求比较简单,但要注意尽量减少折叠次数,同时折痕处应尽量位于文件,图表字迹之外。取齐右边和下沿。此外,文件页数较多时,宜单张折叠,以方便归档后的查阅利用。凡8K纸张的统计报表,新生录取审批表等,可以不折叠,装订后直接装盒。
以上介绍的是档案的装订,对于档案盒也是有相关要求的,去除易锈蚀的金属物。如订书钉,曲别针等。但对于15年以内的短期文件可以不拆钉。
装订时,正本在前,定稿在后,来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后,再将件内各页按一定的方式对齐,便于日后翻阅利用。一般来说,采用左上角装订的,应将左,上侧对齐;采用左侧装订的,应将左,下侧对齐;采用线装的,对齐右边和下沿。
为了尽量降低成本,简便装订方式,在这里我们推荐使用精制塑料螺钉装订。红色装订永久保存的档案,黄色装订长期保存的档案,绿色装订短期保存的档案。从材质的安全和经济角度考虑,对较厚的文档可采用线装法。另外,5页以内的文件可采用胶水粘贴。
档案盒装订好了,方便今后查阅,而且还能起到很好地保护档案、长时间保存的效果,所以这个工作务必要严格按照要求去执行,不然可能会造成不小的麻烦。如需了解更多关于档案盒的知识可以阅读下《档案盒怎么组装{档案盒组装方法大全]》。