一、建立指导性文件

　　为了有效地指导本机关文书档案立卷工作，每个单位都应该制定以下三个指导性文件，即：档案分类大纲、文件材料归档范围和档案保管期限表。

　　（一）档案分类大纲。分类大纲是平时文件归卷和年终立卷的“索引表”，它指导文件“定点归宿”，既便于收集、积存文件和查找利用，也有助于年终立卷工作有序进行。

　　机关档案的分类一般有两种，一是按机构分类，二是按问题分类。如果一个单位规模较大，内部组织健全，分工明确，材料齐全，就按机构分类，机构的名称就是类的名称。如：党支部、团支部、工会、办公室、政工科、生产科、销售科……。如果单位规模相对较小，内部机构少或分工不明确，形成的文件材料不多，则宜按问题分类，问题加上“类”字就是这个类的名称。如：党群类、行政类、业务类（生产经营类）……。

　　（二）文件材料归档范围。即文件材料的立卷范围。它规定本机关哪些文件应该立卷归档，哪些文件材料可不立卷归档。

　　档案管理实施归档范围的确定应遵循“凡是反映本机关职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围”的原则，无论收文或发文，普发或专发本机关，或本机关内部使用的文件、会议记录、图片、表册、声像材料、电子文件等，只要是反映本单位人和事的、有查考利用价值的都应当立卷归档；而对一些没有查考价值的，临时、事务性的和抄送本机关参考的文件，以及重份文件，则可以不归档。

　　（三）档案保管期限表。是运用类似于表册的形式，列举档案的来源、内容和载体形式，并指明其保管期限的一种指导性文件，是鉴定档案保存价值和确定保管期限的依据和标准。

　　一般以国家颁发的通用档案期限表为依据，结合本单位实际制定。通常分为永久、定期(10年、30年)三种。其划定原则是：凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远价值的档案，列为永久保管；凡是反映本机关一般性工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为定期30年保管；凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为定期10年保管。

　　二、平时的文件归卷

　　归档范围、分类大纲和保管期限确定以后，平时就可以把办理完毕的文件“对号入座”，归入文件所属类别的柜格（或卷宗）里，作为年终立卷的基础，平时也便于查找。

　　平时要对文件进行一些立卷前的整理工作，如一次会议结束，一项专题工作完毕，一个案件办结，不会再产生新的文件，就可以把文件收齐整理，组成案卷。组好的案卷，仍放在原处，待年终全部文件收集整理完毕，即可统一进行案卷排列。这样做，一年约有三分之一的文件可以在平时整理立卷，既可减少年终立卷的工作量，又便于平时的保管和利用。