经常进行纸档案的精简工作十分重要，因为纸档案不断增加会占据办公室太多的空间，如果不作适当的控制就会给工作带来很大的不便。下面档案盒厂家就来告诉大家档案盒管理如何整理纸质档案。

　　使用悬挂式文件夹和档案袋

　　悬挂式档案系统不仅使文件井然有序，而且还可以有效地使用空间。

　　在档案柜上加金属架。如果你的档案不能装进悬挂式文件夹或档案袋，你可以购置一些能插进档案抽屉的金属架。悬挂式文件夹和档案袋存放非常方便，悬挂式文件夹既可以当导引卡和文件夹用，还可以当分隔器用。

　　不要使用太多的悬挂式文件夹。在一个抽屉上使用太多的悬挂式文件夹不会节约空间，一打这样的文件夹要占去3英寸的地方，这就要占据更多的放抽屉的空间，你还不如不要这样，为悬挂式文件夹装上一个金属架就可以。

　　使用悬挂式档案袋。悬挂式档案袋可以井然有序地存放单个文件夹，与悬挂式文件夹不同的是，它可以自由扩展，资料决不会压在其他文件夹下面或者掉到抽屉下面的地板上，文件夹固定在一个地方，决不会掉下来或相互压着。

　　使用专用文件夹

　　如果有必要把重要资料暂时转移到另外一个地方，使用带扣子或带子的专用文件夹以确保里面资料的安全。

　　使用抽屉分隔装置

　　在文件抽屉中，你可以使用轻便的抽屉分隔装置来代替笨重的一大堆材料。分隔装置牢固的底座可以使文件夹立起来而不会滑落，它还可以调节，可以随需要加宽或弄窄。